In een notendop … • Ken en begrijp de werking van mobile working. den de gemoederen. Zes maand na de verhuizing vonden 85% van de medewerkers dat ze zich vrij vlot aan het concept hadden aangepast. En 71% van de mensen waren met hun nieuwe omgeving best tevreden”, licht mevrouw Ledune toe. “Elke verandering vergt een aanpassingsperiode”, bevestigt Marc Awouters, “en misnoegde mensen zullen er altijd zijn. Globaal wordt het concept echter vrij goed aanvaard. Omwille van de besparingen die daaruit voortvloeien, kon Belfius geen andere weg inslaan. Onze medewerkers zien dat in. Trouwens, ook zij halen er voordeel uit, onder andere door een betere toegang tot telewerk. Wij organiseren regelmatig tevredenheidsenquêtes om na te gaan of bepaalde zaken nog kunnen worden verbeterd.” • Kies uw werkplaats in functie van uw activiteiten. U mag zeker verscheidene keren per dag van plaats veranderen. • Blokkeer geen gesloten zalen. Gebruik ze alleen als u ze echt nodig hebt. • Zonder u af als u lange telefoongesprekken moet voeren. • Als een bepaalde taak veel concentratie vergt, geef dan de voorkeur aan telewerk. Als dit niet mogelijk blijkt, zonder u af in een gesloten kantoor. • Bespreekt u een onderwerp met meerdere mensen? Dan moet u in een afzonderlijke zaal werken. • Respecteer de collega’s, maar ook uzelf. Bepaal grenzen en wees assertief. Mobiele kantoren vergemakkelijken trouwens de communicatie: u ziet iedereen zitten en u hoeft geen deuren te openen om een discussie aan te gaan. Maar blijf respectvol. “Als u een aantal kopieën gaat maken, zult u misschien geneigd zijn een babbel met een collega te beginnen. U moet echter beseffen dat uw beschikbaarheid niet noodzakelijk betekent dat ook de anderen tijd voor u overhebben”, oppert Marc Awouters. “En wanneer een collega u aanspreekt terwijl u aan een belangrijk dossier werkt, moet u hem ook beleefd kunnen zeggen dat u bezig bent, maar dat u iets later graag voor hem tijd vrijmaakt. Leg grenzen en wees assertief.” Een atrium laat het daglicht op elke verdieping van de MIVB kantoren binnenstromen. Respect voor de omgeving Zulke enquêtes duiden regelmatig op een heikel punt: lawaai en de moeilijkheden om zich te concentreren. Marc Awouters vindt dit wel vreemd: “Wanneer de werkomgeving goed wordt gebruikt, is het rustig op kantoor. Luidruchtige activiteiten moeten verhuizen naar plaatsen waar ze de concentratie van de collega’s niet verstoren.” Dit beaamt Françoise Ledune: “Als u iets met een collega moet bespreken, doet u dit best in een lounge. Staat u op het punt een uur lang te bellen, trek u dan even terug in een cocoon. Moet u bepaalde gegevens op het scherm aan een collega tonen, dan doet u dit best in een vergaderzaal. Zodra een gesprek zich niet tot enkele woorden beperkt, moet men zich afzonderen.” Mijn eigen wereldje In de omgevingen die voor mobiel werk zijn ingericht, is de clean desk verplicht. De bureaus zijn sober, “maar wij trachten op elke verdieping ludieke elementen te voorzien”, zegt Marc Awouters, “onder andere door de werknemers van de afdeling zeggenschap te geven in de keuze van het centrale decoratiethema.” Toch kunnen de medewerkers de indruk krijgen dat ze zich niet volledig in deze omgeving kunnen integreren. “Een foto, een geïndividualiseerde kalender, een tekening van de kinderen, dat zijn voorbeelden van elementen die sommige personen nodig hebben om hun werkruimte te personaliseren, zonder er echter een souvenirwinkeltje van te maken. Een of ander persoonlijk voorwerp op het bureau plaatsen en dit ‘s avonds weer opbergen vergt slechts enkele minuten. Denk bijvoorbeeld ook aan uw persoonlijke screen saver of postbakje”, zegt Françoise Ledune. Onze twee deskundigen ronden af met een aantal basisregels. Marc Awouters: “Voor de goede werking van het systeem mogen de spelregels niet stilzwijgend zijn: ze moeten ergens geformaliseerd staan. Aarzel dus zeker niet regelmatig de hierover op het intranet beschikbare informatie te raadplegen of het onderwerp tijdens teamvergaderingen aan te kaarten.” Het advies van Françoise Ledune: “Tijdens de lancering van het concept hadden wij Floor Stewards aangesteld om de mensen vriendelijk attent te maken op de regels en om eventuele samenlevingsproblemen bekend te maken zodat wij het concept zo nodig konden bijsturen of actie nemen. Regels moeten echter regelmatig worden herhaald. Daarom zal de MIVB rond dit thema een interne communicatiecampagne op touw zetten.” ● BECI - Brussel Metropool - februari 2015 27 R.T. Pagina 28
Pagina 30Scoor meer met een webwinkel in uw catalogussen. Velen gingen u voor en publiceerden handleidingen online.
Brussel Metropool - februari 2015 Lees publicatie 10026Home